Koppeling met Easydata

Met deze optie kunt u gescande facturen of PDF facturen automatisch inlezen in King. Deze facturen worden aangeboden aan de EasyVerify verificatiemodule. Deze module herkent de ingescande facturen en koppelt deze aan de crediteuren in King. U hoeft de digitale facturen dan alleen nog maar goed te keuren, waarna ze verwerkt worden in King. Facturen die niet herkend worden, kunnen handmatig aan de juiste crediteur worden gekoppeld.

Werkwijze

In deze koppeling spelen naast King de volgende programma’s een rol:

• EasySeparate, dat de scans of pdf’s inleest en aanbiedt aan EasyVerify;
• EasyVerify, dat de ingelezen facturen koppelt aan de juiste crediteur. Na goedkeuring wordt een journaalpost gemaakt van de factuur;
• ProcessXML, dat de journaalpost doorstuurt naar King, waar die journaalpost op de gebruikelijke manier wordt afgehandeld.

Nadat de facturen zijn gescand of via e-mail zijn ontvangen en op de juiste locatie zijn opgeslagen, worden de facturen door EasySeparate automatisch elektronisch ingelezen en aan EasyVerify aangeboden. Vanuit King worden de nodige gegevens (crediteuren, BTW-codes, grootboekrekeningen, artikelen) automatisch aangeboden aan de EasyVerify software. Die gegevens heeft EasyVerify nodig om de journaalpost van de factuur te maken. Aan de hand van het BTW-nummer van de crediteur weet EasyVerify welke crediteur bij een factuur hoort. Het is dus wel noodzakelijk om bij elke crediteur in King het BTW-nummer vast te leggen! Bestaat de crediteur nog niet in King, dan kan EasyVerify de koppeling niet leggen. U voegt dan de crediteur gewoon toe in King en de koppeling kan worden gemaakt.

Een factuur kan op twee manieren worden geboekt:

1. op factuurniveau, dus alleen het factuurbedrag en het BTW-bedrag. Te gebruiken bij bijvoorbeeld een kostenfactuur;
2. op factuurregelniveau, bijvoorbeeld goederenleveringen die op artikelniveau moeten worden vastgelegd. Per leverancier kost het maken van een template € 125 eenmalig. Dat gebeurt door EasyData (de leverancier).

EasyVerify kan met deze twee varianten door elkaar werken, dus u hoeft alleen voor die crediteuren die op regelniveau moeten worden ingelezen, eenmalig een template aan te laten maken.

Nadat deze facturen in de EasyVerify module zijn goedgekeurd, worden deze automatisch door het programma ProcessXML aan King aangeboden en door King als voorlopige boekingen ingelezen. Desgewenst kunnen deze boekingen hierna in King nog worden gecontroleerd en waar nodig aangepast.

Benodigd

• U hebt de optie Easydata-koppeling nodig, die bestaat uit de Koppelingen Toolkit en King Jobs). In de optimale situatie hebt u de volgende opties nodig:
  • Optie King Jobs
  • Optie Koppeling Journaalposten
  • Optie Inlezen archiefstukken in XML-formaat (€ 295 met een onderhoudscontract van € 79 per jaar)
  • Optie Digitaal Archief voor de vastleggen van de facturen achter de boeking

  Hebt u al een of meer van deze opties, neemt u dan even contact op met uw dealer of met King Verkoop.

• EasySeparate Standaard licentie tot 2.500 scans per maand (€ 1.837,50 met een onderhoudscontract van € 330,75 per jaar), OF
• EasySeparate Standaard licentie tot 5000 scans per maand (€ 3.307,50 met een onderhoudscontract van € 598,50 per jaar), OF
• EasySeparate Extended licentie tot 2.500 scans per maand (€ 2.362,50 met een onderhoudscontract van € 425,25 per jaar)

EasySeparate Standaard

Deze versie omvat het scannen van factureren en converteren naar een XML Journaalposten. De koppeling/herkenning vindt plaats op basis van het BTW-nummer van de crediteur.

EasySeparate Extended

Deze omvat de standaard functionaliteit

• PLUS per factuur de administratie kunnen selecteren, waarin deze factuur geboekt moet worden
• PLUS afwijkende tegenrekening per factuurregel aan kunnen maken (handmatig in te voeren).

Spelregels

• Voor het scannen zijn scans nodig in TIFF G3 of TIFF G4 formaat met een resolutie van minimaal 300dpi.
• Bij boeking op factuurniveau wordt de standaardtegenrekening van de crediteur gebruikt. Bij boeking op regelniveau wordt de voorraadrekening van het artikel gebruikt.
• Niet leverbaar voor King Online en niet op huurbasis; werkt wel samen met de King Huur-licentie maar wordt eenmalig tegen aanschafkosten plus jaarlijks onderhoudscontract doorberekend.
• Integratie met King is afhankelijk van pakketsamenstelling en wensen.

Leverbaar voor versie King Financieel, Factureren, Artikelen, Logistiek, Enterprise

Download pdf