Miki-Business-SoftwareMet deze optie kunt u op basis van de openstaande posten van de debiteuren incasso-opdrachten aanmaken, deze waar nodig aanpassen en vervolgens versturen naar uw bank. De incasso-opdrachten kunnen automatisch worden verwerkt in uw financiële administratie. King ondersteunt de CORE-incasso, B2B-incasso is in voorbereiding.
Uiteraard hebt u, als u de automatische incasso wilt gebruiken, toestemming nodig van de debiteur en moet u een aparte overeenkomst afsluiten met uw bank. Maar als dat eenmaal is geregeld, dan hebt u er verder geen omkijken naar en komen de betalingen van uw debiteuren automatisch en op tijd binnen!
Storneringen
Dat klinkt eigenlijk te mooi om waar te zijn en soms is dat ook zo. Als een debiteur namelijk te weinig saldo op zijn bankrekening heeft, dan wordt de incasso niet uitgevoerd of wordt deze na een paar dagen teruggeboekt (gestorneerd). Ook heeft een debiteur het recht om binnen een bepaalde termijn een automatische incasso ongedaan te maken.
Ook dat is in King keurig opgelost. Elke stornering kunt u registreren in King. King weet dan dat de incasso van deze post mislukt is. U kunt er dan voor kiezen om nóg een incassopoging te wagen (bijvoorbeeld aan het begin van de maand, als er weer saldo op de rekening van uw debiteur staat…). De incassodatum is per openstaande post instelbaar. In overleg met de debiteur kunt u bijv. een andere datum afspreken.
Maar het is ook mogelijk om zo’n post als niet-incasseerbaar te beschouwen en verder af te handelen als een gewone openstaande post, waarvoor een aanmaning wordt verzonden. De debiteur krijgt dan eerst een melding om alsnog te betalen. De tekst daarvan wijkt af van de normale eerste aanmaning. Want in plaats van een tekst als U hebt niet op tijd betaald. Wilt u dat per omgaande alsnog doen?, komt er nu een tekst als De automatische incasso is niet gelukt. Wij verzoeken u op een andere manier voor betaling zorg te dragen. Dit zijn maar voorbeelden, want de teksten van deze brieven kunt u uiteraard geheel zelf opstellen. Als de klant niet (tijdig) op deze melding reageert, dan volgt de rest van de aanmaningencyclus vanaf de tweede aanmaning.
Flexibel
Per debiteur kan (via de betalingsconditie) worden ingesteld of die gebruik maakt van automatische incasso. Maar heeft een debiteur geen incasso-betalingsconditie, dan kunt u bij de orderinvoer toch gemakkelijk aangeven dat déze factuur wel via automatische incasso wordt geïnd. Speciale (internet)acties waarbij bonnetjes met eenmalige incassomachtiging worden gebruikt, kunnen dus soepel worden verwerkt. Machtigingen worden per debiteur bijgehouden.
Ook in combinatie met contributieorders is de automatische incasso goed te gebruiken. Bij het aanmaken van de contributieorders kunt u een betalingsconditie opgeven. Op die manier kunt u bijv. instellen dat de gewone orders van de debiteuren niet via incasso gaan, maar de contributieorders wel!
Zelfs kan per openstaande post worden aangegeven of die via incasso moet worden geïnd. Dat is handig bij eenmalige machtigingen, of als een debiteur toestemming geeft om zijn openstaande posten via automatische incasso te innen.
De procedure
De procedure ziet er in King als volgt uit:
- met programma Aanmaken incassovoorstel maakt u op basis van de openstaande posten van de debiteuren een incassovoorstel aan;
- dat incassovoorstel kunt u met programma Muteren incassovoorstel waar nodig zelf nog wijzigen. U kunt dan eventueel posten toevoegen, wijzigen (deelbetalingen) of verwijderen;
- vervolgens kunt u met Aanmaken incasso-opdrachten op basis van dat incassovoorstel de (elektronische) incasso-opdrachten aanmaken (PAIN of ClieOP03) en de opdrachtbrief afdrukken;
- het aangemaakte incassobestand stuurt u samen met de opdrachtbrief naar de bank;
- als de incasso-opdrachten zijn verzonden, kunt u het incassovoorstel gebruiken om de betalingen door te boeken in de financiële administratie. Als u van de bank een gespecificeerd overzicht van de bijschrijvingen ontvangt, kunt u die ook verwerken met programma Telebankieren;
- wanneer u via Equens het bestand/document VERWINFO ontvangt, kunt u de storneringen verwerken met programma Doorboeken incassovoorstel. De gestorneerde posten kunt u dan nogmaals in een incassovoorstel opnemen, maar u kunt ze ook verder afhandelen als ‘gewone’ openstaande posten, waarvoor een aanmaning wordt verzonden.
- nadat de storneringstermijn verstreken is en u alle betalingen en storneringen verwerkt hebt, kunt u het incassovoorstel verwijderen.
Leverbaar voor versies Financieel, Factureren, Artikelen en Logistiek.
Belangrijk voor gebruikers met de versie Financieel: bij het handmatig boeken van de facturen, dient u achteraf per openstaande post aan te geven dat deze via automatische incasso moet worden geïnd.
