4 tips voor een effectieve facturatie voor groothandels

Natuurlijk heeft elk bedrijf baat bij een effectieve facturatie, groothandels zijn daar vanzelfsprekend geen uitzondering op. Toch heeft een groothandel eigen kenmerken die van belang zijn voor de facturatie. Hieronder vindt u vier tips die u helpen bij het effectief inrichten van de facturatie van uw groothandel.

Tip 1: Factureer digitaal

Verstuurt u uw facturen nog met de post? Hebt u wel eens gedacht aan digitale facturatie? Groothandels maken over het algemeen veel facturen. Het is ook mogelijk om de factuur via e-mail te versturen. Uw afnemers hebben de factuur dan direct binnen en deze kan sneller verwerkt worden. En, het milieu heeft hier nog baat bij ook.

Tip 2: Automatiseer waar mogelijk

Een effectieve facturatie is gekoppeld of zelfs (bij voorkeur) onderdeel van uw CRM-pakket. Hierdoor hoeven klanten, leveranciers en relaties maar eenmaal te worden ingevoerd. Daarnaast is de facturatie dan meteen onderdeel van uw voorraadbeheer. U weet zeker dat alle informatie op elk moment juist is. Ook moet uw facturatie natuurlijk aan de webshop en eventuele kassa’s worden gekoppeld.

Tip 3: Effectieve BTW aangifte

Belastingverplichtingen zijn helaas ook onderdeel van de facturatie. Groothandels hebben hier natuurlijk mee te maken en hebben daarnaast regelmatig om te gaan met verschillende BTW tarieven. Effectieve facturatie zorg ervoor dat de BTW gegevens goed worden bijgehouden waardoor u zich bij de aangifte geen zorgen hoeft te maken.

Tip 4: Gebruik artikelnummers

U kunt in plaats van een omschrijving van de geleverde goederen een code gebruiken.

Hiervoor moet u wel bij de Belastingdienst een goedkeuring aanvragen. Daarnaast bent u verplicht om uw afnemers een overzicht te geven van de coderingen met daarop de datum van goedkeuring. Ook op de factuur moet u de datum en het nummer van de goedkeuring vermelden.

Wanneer u van plan bent om uw producten aan een winkel(keten) te verkopen dan eisen deze meestal dat het product over een EAN-code beschikt. Koopt u de producten bij een ander bedrijf in, dan hebben zij waarschijnlijk al een EAN-code voor het product.

EAN staat voor European Article Numbering. Een EAN-code is een barcode (streepjescode) die wereldwijd gebruikt wordt als uniek identificatienummer voor artikelen. EAN-codes worden onder andere bij de kassa in de supermarkt gescand. Aan deze EAN-code heeft de supermarkt de prijs van het artikel gekoppeld, maar ook de actuele voorraad wordt aan de hand van de gescande EAN-code berekend.

GS1 is in Nederland de enige officiële instantie die EAN-codes uitgeeft. De EAN-codes worden in reeksen van 1.000 stuks uitgegeven. Op het internet bieden allerlei louche bedrijfjes losse EAN-codes aan. Het wordt sterk aangeraden hier geen gebruik van te maken. Zodra het betreffende bedrijf niet meer voor het gebruik van de EAN-codes betaalt, dan vervallen ook de rechten op de EAN-code. Daarnaast komt het ook voor dat deze aanbieders een EAN-code meerdere keren uitgeven.

Vraag uw EAN codes dus alleen aan bij GS1.

Tip 5. Schaalbaarheid

De facturatie moet schaalbaar zijn. U moet gemakkelijk kunnen factureren bij vijf facturen per dag, maar ook bij 5000 facturen per dag. Dit zou in uw beleving geen verschil mogen maken.
Bovenstaande tips gelden bijna allemaal voor elke facturatie. Groothandels opereren vaak op een andere schaal dan andersoortige bedrijven. Hierdoor blijven de eisen hetzelfde maar moet de facturatie wel schaalbaar zijn en dit soort transacties aan kunnen.

Misschien was het u al opgevallen, het waren geen vier maar vijf tips. De laatste tip was een bonustip! Een beetje extra informatie kan nooit kwaad. Als afsluiting krijgt u zelfs nog een zesde tip: bent u nog bezig met het inrichten van uw facturatie? Groothandel of zelfs een andersoortig bedrijf? Zorg ervoor dat u start met het inwinnen van goed advies.