Automatisch inlezen van facturen: het hoe en waarom

Vroeger moesten alle facturen met de hand worden ingevoerd en geboekt. Maar hoe nauwkeurig men ook te werk ging, deze werkwijze werd nooit gekenmerkt door een optimale efficiëntie. Vandaag de dag zijn er softwareoplossingen die het de ondernemer een stuk gemakkelijker maken. Hoe zien deze eruit en waarom zou u ze gebruiken?

Efficiëntieverbetering

Tegenwoordig worden de meeste facturen in pdf-vorm gemaild. Vaak printen de ontvangers de facturen uit om deze vervolgens handmatig in te boeken. Is dit uw werkwijze? Dan kunt u een flinke efficiëntieverbetering gebruiken. Hier zijn enkele gegronde redenen voor:

• Het handmatig invoeren van facturen is mensenwerk en daarom is een typefout snel gemaakt;
• Facturen worden niet altijd consequent geboekt, waardoor het vaak lastig is om een kostenpost achteraf op te zoeken;
• Er gaat veel tijd zitten in het handmatig invoeren van facturen; zeker wanneer het gecompliceerde facturen betreft;
• Het uitprinten van facturen en het opbergen ervan in ordners is tijdrovend en verslindt onnodig papier.

Automatisch inlezen: wat is dat precies?

Anno 2016 heeft u diverse middelen tot uw beschikking die u helpen efficiënter te werken. Zo kunt u de pdf-facturen die u ontvangt, direct digitaal inboeken met behulp van scan-, herken- en boeksoftware. Op basis van een uniek kenmerk, zoals een btw- of KvK-nummer, herkent de software de crediteur. Voordat de factuur wordt ingeboekt, kunt u deze nog even nalopen. Zo behoudt u te allen tijde de controle!

De voordelen op een rij

Waarom is het automatisch inlezen van facturen nu zo gunstig voor de productiviteit van een bedrijf?

• Digitaal archief: alle geboekte facturen worden digitaal opgeslagen en kunnen eenvoudig worden opgezocht. Inkt en printpapier behoren daarmee tot het verleden;
• Tijd- en kostenbesparing: medewerkers die zich voorheen voornamelijk toelegden op het boeken van facturen, hebben tijd voor andere belangrijke zaken, zoals acquisitie;
• Geen menselijke fouten: een softwaresysteem boekt een factuur een-op-een in en maakt geen typefouten;
• Zelflerend; het systeem onthoudt iedere boeking van een factuur en stelt automatisch dezelfde gegevens voor wanneer eenzelfde soort factuur de volgende keer wordt ingelezen;
• Controle: het nalopen van facturen is eenvoudig, omdat het overzicht in één beeld wordt gepresenteerd;
• Geen beperkingen: u kunt zoveel facturen inboeken als u wilt.

Werkt uw bedrijf met verschillende fiatteurs? Dan is het handig om voor software met een fiatteringsportal te kiezen. Heeft u een administratie- of accountancykantoor, dan heeft u een portal voor externe klanten nodig, zodat laatstgenoemden hun facturen gemakkelijk kunnen uploaden.

Wilt u deze en andere mogelijkheden ontdekken middels scan-, herken- en boeksoftware Factuur2King? Als u het onderstaande formulier invult nemen wij zo snel mogelijk contact met u op. Wij vertellen u er graag meer over.

Bron: King.eu