Factuur2King

Voordelen

•  Automatische factuurherkenning in- en verkoopfacturen
•  Voorkom handmatige invoer
•  Nooit meer een factuur kwijt
•  Controle wordt vereenvoudigd
•  Veel standaard functionaliteit: in- en verkoopfacturen, g-rekening, betalingskorting en UBL
•  Gereed voor de toekomst met UBL ondersteuning

Met Factuur2King kun je gescande facturen, PDF facturen of e-facturen (UBL) automatisch inlezen in King. Factuur2King herkent de ingescande facturen en koppelt deze aan de juiste crediteur in King. Je hoeft de gescande facturen dan alleen nog maar goed te keuren, waarna ze verwerkt worden in King. Dit scheelt veel handmatige invoer en voorkomt fouten.

Uniek in Factuur2King: Je profiteert van eerder invoerwerk, correcties en aangemaakte splitskostenregels worden per crediteur onthouden en automatisch getoond bij het inlezen van een nieuwe factuur van deze crediteur.

Bekijk de demovideo van Factuur2King

Werkwijze

Facturen die je hebt gescand of via e-mail hebt ontvangen, sla je op een centrale locatie op. Hierna worden deze automatisch elektronisch ingelezen door Factuur2King. Nadat de facturen in Factuur2King zijn goedgekeurd, worden deze met één druk op de knop aan King aangeboden en door King als voorlopige boekingen ingelezen. Desgewenst kunnen deze boekingen hierna in King nog worden gecontroleerd en waar nodig aangepast. Indien je het fiatteringsproces gebruikt wordt de factuur in King geblokkeerd voor betaling, dus zichtbaar voor de budgettering. Als de factuur het fiatteringsproces in Factuur2King heeft doorlopen wordt de factuur vervolgens vrijgegeven voor betaling.

Voordelen op een rij!

• Met Factuur2King bespaar je niet alleen veel ruimte en kosten, maar ook tijd. In een fractie van een seconde kun je het juiste document vinden.
• De factuur kan direct worden opgevraagd en doorgestuurd.
• Nooit meer facturen zoek!
• De controle wordt vereenvoudigd.
• Fiatteren van facturen voordat ze betaalbaar worden gesteld in King

Factuur2King herkent automatisch de crediteur op basis van het BTW nummer, KvK nummer of IBAN, dat is uniek en staat bijna altijd op de factuur. Vervolgens vult Factuur2King het factuurbedrag, het BTW bedrag, het factuurnummer, het klantnummer en het juiste grootboekrekeningnummer in. Voordat de gegevens naar King worden gestuurd, kun je deze controleren en eventueel aanpassen of aanvullen. Je kunt bijvoorbeeld het factuurbedrag splitsen over meerdere regels om de bel- en abonnementskosten te scheiden; dit wordt ook bij een volgende factuur onthouden. Je kunt ook bepalen welke facturen wel en welke facturen niet naar King worden geëxporteerd, hiermee is tussentijds exporteren van de verwerkte facturen mogelijk.

Wat Factuur2King niet automatisch herkent kun je hem leren! Soms is een klantnummer of extern factuurnummer in zo’n formaat opgeslagen dat Factuur2King dat niet automatisch herkent. Als je dit handmatig invoert, dan onthoudt Factuur2King dit en zal dit de volgende keer dat een factuur van deze leverancier komt, automatisch invullen.

Na goedkeuring worden de facturen als Digitaal Archiefstuk opgeslagen in King. De financiële informatie wordt opgeslagen in de vorm van journaalposten (samengevoegd in een voorlopige boekingsgang). Vanuit de journaalpost kun je direct het archiefstuk opvragen. Je hebt dus altijd het origineel bij de hand zonder dit in een ordner te moeten opzoeken.

De koppeling tussen de factuur en de crediteur wordt gedaan op basis van het BTW nummer, KvK nummer of IBAN zoals dat in King is vastgelegd. Het is dus wel noodzakelijk om een van deze nummers bij elke crediteur vast te leggen (maar dat moest u toch al doen voor de Belastingdienst). Op basis van de crediteur wordt automatisch het juiste grootboekrekeningnummer gekoppeld. Staat de crediteur of een van andere nummers nog niet in King, dan kan Factuur2King de koppeling niet leggen. Maar als je dan de crediteur of het nummer gewoon toevoegt in King, kan de koppeling alsnog worden gemaakt. Of je kiest ervoor om een crediteur ‘diversen’ aan te maken waarop alle niet te koppelen facturen worden geboekt. Deze facturen worden dan wel in King ingelezen, maar dienen nog aan de juiste crediteur te worden gekoppeld. Deze mogelijkheid is per te koppelen administratie in Factuur2King instelbaar. Ook kun je facturen verwerken waarvan de crediteur geen BTW nummer heeft.

Factuur2King kent geen beperkingen in het gebruik, behalve dat het aantal gebruikers die facturen kunnen fiatteren is beperkt tot het aantal gebruikers in de licentie. Er is dus geen beperking aan het aantal te verwerken scans. Ook kunnen facturen die uit meerdere pagina’s bestaan worden verwerkt en kan met een onbeperkt aantal King administraties worden gekoppeld. Een hiervoor geschikte factuur kan ook op regelniveau worden geboekt. Factuur2King herkent dus het factuurnummer, de omschrijving, het factuurbedrag en het BTW bedrag en is te gebruiken bij bijvoorbeeld kostenfacturen.

Extra functionaliteit

Met de Verkoopfacturen functionaliteit kunnen facturen die buiten King zijn gemaakt worden ingelezen en gekoppeld aan debiteuren in King. Hiervoor kijkt Factuur2King naar (een gedeelte van) het debiteurnummer of wordt – indien niet gevonden – op basis van de debiteurnaam (naam1 en/of naam2 in King) of straat + huisnummer gezocht naar de debiteur.

Met G-Rekening ondersteuning kunnen facturen middels de zogenaamde G-Rekening constructie worden verwerkt, met een deelbedrag bij de crediteur en het overige bedrag gekoppeld aan een crediteur die staat voor de G-Rekening. Met de Betalingskortingen functionaliteit kan Factuur2King de korting berekenen voor de factuur, op een aparte tussenrekening boeken en rekening houden met de vervaldatum.

UBL

Universal Business Language (UBL) is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van digitale facturen of bestelbonnen. Door het gebruik van UBL wordt het mogelijk om facturen digitaal te versturen, in te lezen en volledig automatisch te verwerken, zonder menselijke tussenkomst. Met UBL is 100% factuurherkenning mogelijk. Met de UBL is het mogelijk-de locatie van UBL in- en verkoopfactuur bestanden (XML+PDF) op te geven en om facturen van KingUBL, InvoiceSharing, StoreCove en go2UBL te verwerken. De totalen en BTW (automatische splitsen bij meerdere BTW tarieven) worden geheel automatisch verwerkt.

De F2K UBL hub heeft op dit moment (status 1 juli 2016) drie koppelingen met platformen voor UBL bestanden (naast dat direct door de leverancier gestuurde UBL bestanden handmatig in de map voor Factuur2King kunnen worden geplaatst):
1. KingUBL, prijs per factuur via King, géén extra kosten aan F2K kant,
2. StoreCove, klant sluit overeenkomst zelf af, géén extra kosten aan F2K kant,
3. go2UBL, klant sluit zelf overeenkomst af, éénmalige kosten, 14,95 per administratie voor inrichten en onderhouden van de FTP Server verder géén extra kosten aan F2K kant.

Commitment van MiKi voor toekomstige UBL-koppelingen met F2K UBL hub; buiten éénmalige inrichting, géén extra kosten.

Fiattering facturen (Factuur2King Plus/Pro functionaliteit)

Aan de hand van fiatteringsregels kan worden bepaald of een factuur eerst moet worden goedgekeurd voordat deze wordt verwerkt in King. Is dit het geval, dan wordt de factuur wel ingelezen in King (zodat je een accuraat beeld hebt van je budget), maar geblokkeerd voor betaling tot de factuur door alle gebruikers is gefiatteerd.

Per administratie is instelbaar of fiattering actief is. Per gebruiker is instelbaar of deze mag fiatteren. Fiatteringsregels kun je aanmaken op basis van crediteur, factuurtotaal en/of tegenrekening. Criteria kunnen worden gebundeld met EN of afzonderlijk van elkaar worden geëvalueerd met OF facturen die goedgekeurd moeten worden zijn zichtbaar op het dashboard van de fiatteur bij het blok ‘Te Fiatteren Facturen’. De status van de fiattering is zichtbaar op het Fiattering Dashboard. Met behulp van kleuren wordt aangegeven wat de status van de fiattering is.

Fiattering is alleen beschikbaar voor Factuur2King multi-user.

Fiatteringsportal

Als fiatteur kun je via het fiatteringsportal de ingelezen facturen bekijken op je mobiel, tablet of PC. Het toekennen van de facturen gebeurt via de huidige fiatteringsregels in Factuur2King. Eventuele opmerkingen van de fiatteur worden via Factuur2King in King geregistreerd bij de openstaande post. De gefiatteerde facturen blijven beschikbaar als historische data per fiatteur. Indien er nieuwe facturen klaar staan of zijn verlopen ontvangt de fiatteur hiervan notificatie via e-mail.

Als extra optie kan het fiatteringsportal in de huisstijl van je bedrijf worden opgemaakt. Hieronder zie je een gedeelte van de fiatteringsportal met de historische data.

Uploadportal voor klanten en interne gebruikers

Het portal kun je gebruiken om in- en verkoopfacturen door je klanten te laten uploaden. Een extra service voor je klanten en een efficiëntere verwerking in je eigen bedrijf. Deze functie kun je ook gebruiken voor interne medewerkers van je bedrijf, bijvoorbeeld voor declaraties van accountmanagers of inkoopfacturen van de inkoopafdeling. Als accountant kun je het uploadportal laten voorzien van je logo en huisstijlkleuren.

Ontvang je UBL facturen automatisch van leveranciers van je klanten? Dan kun je die voor fiattering naar de klant sturen via het portal.

Hieronder zie je hoe het uploadgedeelte in de portal eruit ziet voor je klanten.

• Klanten van administratiekantoren of interne gebruikers kunnen in- en/of verkoopfacturen uploaden via het portal.
• De geüploade facturen kunnen via Factuur2King worden opgehaald voor de relevante administratie.
• Het is mogelijk om bestanden van Internetbankieren te uploaden.
• Mogelijkheid het portal in je eigen look en feel te laten vormgeven/kleuren bepalen.

Factuur2King Pro

De Pro versie biedt functionaliteit om nog meer digitale processen in Factuur2King af te kunnen handelen, tijd te besparen en/of meer controle over het proces uit te oefenen: van tegenboeken van reserveringen op tussenrekeningen op basis van een referentienummer tot controleren van magazijnontvangsten en deze financieel verwerken.

Magazijnontvangsten

• Ophalen verwerkte magazijnontvangsten bij geselecteerde crediteur, knop alleen beschikbaar zodra er magazijnontvangsten zijn.
• Analyse van de magazijnontvangst t.o.v. factuur, met indicatie voor afwijkingen in ontvangen/gefactureerde aantallen en magazijnontvangstprijs/inkoopprijs.
• Automatische herkenning artikelregels bij UBL, anders mogelijk om handmatig aantallen en prijzen zoals ze op de factuur staan in te voeren.
• Meerdere magazijnontvangsten selecteren bij verzamelfactuur of meerdere magazijnontvangsten bij enkele bestelling.
• Mogelijkheid te configureren om een melding te geven indien de magazijnontvangst en factuur een bepaald % afwijken.
• Boeking met één of meerdere verdeelregels op basis van werkelijke inkoopprijs of VVP, afhankelijk van de ingestelde configuratie Vaste Gegevens Magazijnontvangsten in King.
• Boeken op ander dagboek dan normale facturen, zoals opgegeven in Vaste Gegevens Magazijnontvangsten in King.
• Voeg extra kosten toe – die niet op tussenrekening inkopen of prijsverschillen groep thuishoren – door na het boeken van de magazijnontvangst extra verdeelregels toe te voegen.

Tegenboeken op tegenrekening

• Referentienummer wordt getoond als hetzelfde referentienummer nog niet op de tussenrekening in zowel credit als debet voor komt of als het saldo niet 0 is (instelbaar in de configuratie).
• Als het referentienummer wordt geselecteerd, wordt de tegenrekening gewijzigd naar de opgegeven tussenrekening en wordt voor de verdeelregel die boekt op de tussenrekening automatisch het referentienummer gebruikt, waar anders het factuurnummer wordt gebruikt.

Factuur2King Plus/Pro beschikt over de volgende extra mogelijkheden:

• Met meerdere gebruikers tegelijkertijd werken in Factuur2King;
• Fiatteren van facturen op basis van fiatteringsregels en (optioneel) op het online fiatteringsportal weergeven;
• Gebruikers aanmaken; Toewijzen rechten per gebruiker per administratie – toegang tot de administratie, exporteren facturen naar King, facturen verwijderen, nieuwe crediteuren / debiteuren en grootboekrekeningen toevoegen, fiattering beheren;
• Vereenvoudig de configuratie door middel van een DEFAULT configuratie voor alle administraties. Met de variabelen <administratiecode> en <gebruikersnaam> is het mogelijk om bestandslocaties e.d. dynamisch te maken per administratie;
• Aanmaken nieuwe crediteuren, debiteuren en grootboekrekeningen vanuit Factuur2King.

Vergelijking Factuur2King Single User (SU) en Multi User (MU) versies (pdf)

Aanvullende tools:

• KingUBL – Profiteer van tijdwinst, kostenbesparing, foutreductie en actuele boekhouding!
• Storecove – Nooit meer inloggen om je facturen te downloaden
• go2UBL – Laat uw facturen direct naar Factuur2King sturen
• InvoiceSharing – Facturen van leveranciers direct in Factuur2King

Prijzen

Factuur2King is beschikbaar in een maandabonnement en bevat een onbeperkt aantal scans en te koppelen administraties. Bekijk hier de tarieven van maandabonnementen van Factuur2King.

* De genoemde prijzen zijn excl. hosting

Indien uw scanner geen doorzoekbare PDF (via OCR) kan produceren, kunnen de scans via het programma ABBY Finereader Corporate Edition automatisch worden geconverteerd. Het programma kan worden gebruikt voor één gebruiker op één PC of 1 persoon gelijktijdig op Terminal Server/Citrix omgevingen;

Factuur2King is ook zeer geschikt voor accountants en administratiekantoren, er is geen limiet voor het aantal administratie’s en het aantal te verwerken facturen.

Factuur-/Klantenportal

Met de multi-user versie kunt u te fiatteren facturen naar het online factuurportal laten sturen of facturen die uw klanten via het klantportal verzenden verwerken. Het fiatterings- en klantportal zijn twee losse producten met elk onderstaande eenmalige kosten. De maandelijkse tarieven kunt u vinden in Factuur2King maandabonnement overzicht.

Spelregels

• Voor het scannen zijn doorzoekbare PDF scans nodig. Je kunt zelf eenvoudig controleren of een PDF document doorzoekbaar is door de tekst in dit PDF document te kopiëren en plakken naar bijv. kladblok of Word. Als dit lukt, heb je bruikbare en doorzoekbare PDF documenten;
• Indien je scanner geen doorzoekbare PDF (via OCR) kan produceren, kunnen de scans via het programma ABBY Finereader Corporate Edition automatisch worden geconverteerd. Dit programma kan gebruikt worden door 1 gebruiker op 1 PC of 1 persoon gelijktijdig op Terminal Server/Citrix omgevingen. ABBYY Hot Folder heeft een limiet van 5000 pagina’s per maand;
• Heb je geen scanner, dan adviseert MiKi-Business-Software de Fujitsu iX500 scanner. Indien bij MiKi gekocht, worden deze samen met Factuur2King ondersteund;
• Wordt geen gebruik gemaakt van het fiatteringsportal voor fiattering maar van Factuur2King zelf, dan is het aantal Factuur2King gebruikers bepalend voor het maximum aantal fiatteurs dat kan worden gebruikt;
• Bij boeking op factuurniveau wordt de standaardtegenrekening van de crediteur gebruikt;
• Integratie met King is afhankelijk van pakketsamenstelling en wensen.
• King en het .Net Framework 4.5.1 (4.5.2/4.6 wordt ook ondersteund) moet geïnstalleerd zijn op elke PC/Terminal Server waarop Factuur2King actief is;
• Factuur2King ondersteunt als besturingssysteem op PC’s: Windows 7 Service Pack 1, Windows 8 of Windows 8.1 en Windows 10 en op servers: Windows Server 2008 R2 SP1, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016;
• Factuur2King multi-user maakt gebruik van SQL Server (Express).

Door middel van uitgebreide tests met allerlei facturen is vastgesteld dat gemiddeld 90% van de velden wordt herkend. Mocht blijken dat een aantal veel voorkomende facturen stelselmatig niet goed genoeg herkend worden, dan kan door MiKi Business Software worden onderzocht waardoor dit komt. Het onderzoeken van een factuur is op basis van ‘no cure, no pay’, de onderzoekskosten bedragen € 125,- per factuur.

Leverbaar voor alle King versies, te gebruiken Factuur2King functionaliteit hangt af van de King versie.

Download pdf

Benieuwd wat Factuur2King voor jouw organisatie kan betekenen? We laten je graag de mogelijkheden zien tijdens een persoonlijk gesprek.

Vraag direct een gratis demonstratie aan!