De werkkostenregeling, nieuw in 2015 voor u als ondernemer.

Wat is de werkkostenregeling? Welke gevolgen heeft dit voor mij als werkgever? Hoe houdt u dit bij in uw boekhouding?

Wat houdt de werkkostenregeling precies in?

De nieuwe werkkostenregeling, afgekort WKR, is vanaf 1 januari 2015 voor iedereen verplicht. Onder de werkkostenregeling mag u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon.
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen of bijdrage Zvw in te houden.
Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Deze gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. U kunt de eindheffing van de werkkostenregeling ook als concern toepassen.

De invloed van de werkkostenregeling op uw arbeidsvoorwaarden

Momenteel heet u werknemers aangenomen met afspraken over de geldende arbeidsvoorwaarden. Door de WKR kan het zijn dat bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen belast worden onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen of juist onbelast zijn en vallen onder de werkkostenregeling.
Om te bepalen welke gevolgen de werkkostenregeling heeft voor uw arbeidsvoorwaarden, moet u daarom eerst uw huidige arbeidsvoorwaarden op een rij zetten. U bepaalt wat de fiscale gevolgen van deze arbeidsvoorwaarden zijn en wat deze u en uw werknemer kosten.
Verwerk de werkkostenregeling goed in uw administratie

Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw administratie aan te passen. Hieronder vindt u een voorbeeld van de Belastingdienst:

Verwerking in grootboekrekeningen

U moet het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, min het totaalbedrag van de gerichte vrijstellingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, berekenen om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit bedrag moet u uit uw administratie kunnen halen. Daarom is het handig om grootboekrekeningen te maken voor de verschillende soorten vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen.

Maakt u gebruik van King?

In elke versie van King Business Software kunt u de werkkostenregeling bijhouden, zonder dat u hier een aparte optie voor nodig hebt. U hoeft het alleen in te stellen. Hoe u dit doet kunt u zien in de instructievideo hieronder of raadpleeg de handleiding op King.eu (pdf).

Heeft u hulp nodig bij het instellen? Wij helpen u graag!

Bron: Belastingdienst